5 Weihnachtsfeier Tipps für das perfekte Fest

Weihnachten ist immer eine Party wert. Ganz gleich, ob du deinem Team oder deinen Kunden für die erfolgreiche Zusammenarbeit in diesem Jahr danken möchtest oder einfach nur Lust hast, eine Party zu schmeißen – Weihnachten ist ein hervorragender Anlass dafür.

christmas celebration 001

Nicht immer werden Weihnachtsfeiern allerdings auch ein Erfolg. Damit also auch alle ihren Spaß haben, sollte man rechtzeitig mit der Planung beginnen, da viele Locations zur Weihnachtszeit schon ausgebucht sind.

Sei kein Grinch und starte jetzt mit der Planung deiner Weihnachtsfeier. Unsere 5 Weihnachtsfeier Tipps helfen dir bestimmt weiter:

Weihnachtsfeier Tipp 1) Überlege dir die Rahmenbedingungen

Als erstes solltest du dich fragen: Was für eine Art von Weihnachtsfeier will ich organisieren?xmas photo 002 Die Möglichkeiten sind zahlreich. Vom gemütlichen Abend in der Bar oder im Restaurant bis hin zu einer von A bis Z durchdachten Party mit eigener Location, passendem Buffet und Dancefloor.

Das hängt natürlich von der Anzahl deiner Gäste und deinem Budget ab (und von deiner Organisationslust). Bei einem kleinen Team kann es z.B. auch Sinn machen, eine größere Party zu besuchen und sich dort auf der Gästeliste eintragen zu lassen. Das macht vor allem deshalb Sinn, da die wenigsten Leute gerne nur zu fünft die Tanzfläche stürmen.

Diese Option ist gefühlt die einfachste, da für Essen, Trinken und Musik bereits gesorgt ist und man selber nur noch Tickets und eventuell die Fahrt zur Location organisieren muss.

Falls deine Gäste bzw. Teammitglieder Familienverpflichtungen haben oder zur “älteren Garde” gehören, gehört “Durchtanzen” womöglich nicht zu den allerbesten Ideen für die Weihnachtsfeier. In diesem Fall empfiehlt es sich, ein ruhiges Abendessen zu veranstalten bzw. seine Teammitglieder in einem Restaurant zu versammeln.

Jede dieser Überlegungen hängt natürlich auch davon ab, ob du deine Weihanchtsfeier für tagsüber, abends oder für den ganzen Tag planst und ob du nur deine Teammitglieder oder auch Kunden einlädst.

Weihnachtsfeier Tipp 2) Setze einen Termin fest

xmas termin 001Bevor du eine Location buchst, solltest du dir sicher sein, wer von deinen Gästen überhaupt kommt. Weihnachten ist eine stressige Zeit und die Terminkalender sind oft noch voller als sonst. Keiner möchte eine Weihnachtsfeier veranstalten, zu der keiner kommen kann.

Überlege dir, welche Tage in der Woche Sinn machen und wie kurz vor Weihnachten die Party stattfinden soll. Freitage sind sehr beliebte Partytage und dementsprechend sind die Locations an diesem Wochentag schnell ausgebucht. Sei deshalb offen für weniger attraktive Wochentage, wenn du unbedingt eine ganz bestimmte Location buchen willst.

Eine Weihnachtsfeier an einem Montag oder Dienstag zu veranstalten eröffnet dir viele Optionen und sorgt bei Mitarbeitern für ein positives Gesprächsthema für den Rest der Woche. Biete deinen Mitarbeitern in diesem Fall allerdings an, am nächsten Tag etwas später ins Büro zu kommen – es sei denn du willst ihren Spaß in Grenzen halten.

Eine weitere Alternative ist eine Party am Wochenende. Für Firmenpartys sind Wochenenden natürlich eher unbeliebt, da man die Wochenenden vor Weihnachten meist lieber mit seiner Familie verbringen möchte. Hier bietet es sich an, die Weihnachtsfeier auf den späten November zu legen.

Wähle also mehrere geeignete Tage aus und lasse dein Team entscheiden. Es wird wohlmöglich kaum ein Datum zu finden, an dem alle Zeit haben, aber mit diesem Risiko muss man leben. Eine Möglichkeit diese Problematik zu bekämpfen ist es, zwei kleinere Partys an zwei unterschiedlichen Tagen zu veranstalten. So erhöht sich die Chance, dass jemand an einem der zwei Tage Zeit hat

Weihnachtsfeier Tipp 3) Buche die Location

Ist ein Datum gefunden und dein Pro-Kopf-Budget festgelegt, heißt es nur noch: Location buchen. xmas location 300pxNatürlich ist das eigene Büro immer eine Option aber Mitarbeiter sind meistens entspannter, wenn sie sich nicht in unmittelbarer Büronähe befinden.

Falls du schon eine Location hast, dann bist du gut vorbereitet. Falls nicht, dann solltest du auch unbedingt online schauen. Dort finden sich Portale, die du nach Stadt, Gästeanzahl, Locationart und verfügbarem Datum sortieren kannst,

Bei der Locationplanung solltest du auch immer im Kopf behalten, wie lange deine Gäste zum Veranstaltungsort brauchen und wie sie wieder nach Hause kommen. Falls du dich nicht um den Transport deiner Gäste kümmern möchtest, solltest du sicherstellen, dass sich öffentliche Verkehrsmittel in unmittelbarer Nähe befinden und schauen, dass diese zu der Uhrzeit, zu der die meisten Gäste nach Hause fahren werden, auch noch aktiv sind. Eine weitere Möglichkeit ist es mit einem Hotel in der Nähe zu verabreden, dass ein paar Zimmer freigehalten werden sollen, falls einige Gäste den Weg nach Hause nicht mehr antreten wollen oder können.

Besprich mit den Verantwortlichen deiner Location welche Möglichkeiten es in Sachen Catering gibt. Manchmal ist die günstigste Variante nicht unbedingt die beste. Gutes Essen und eine tolle Auswahl an Getränken verleiht jedem Event gleich einen anderen Stellenwert.

Organisiere deshalb unbedingt ein Treffen mit den Verantwortlichen der Location und binde sie in deine Planung mit ein. Frage nach den Möglichkeiten und stelle sicher, was bereits vor Ort ist und was du noch benötigst. Vielleicht können sie dir bei deiner Planung und Suche behilflich sein. Ob Dekoration, Möbel oder Equipment – die meisten Locationbesitzer können einem bei der Besorgung unter die Arme greifen.

Wenn du keine bestätigte Gästeliste hast und dir Sorgen um die “No-Show Rate” machst, ist es sinnvoll, mit der Location eine Mindestzahl an Gästen auszumachen und dir die Option zusichern zu lassen, Gäste noch nachträglich auf die Gästeliste zu setzen.

Weihnachtsfeier Tipp 4) Bring Glanz in deine Party

Xmas Stock Image

Eine Party ist keine Party ohne die richtige Musik (und Alkohol). Vielleicht möchtest du deiner Weihnachtsfeier ja ein Motto geben? Übertreiben sollte man es dabei allerdings nicht – auf viele Gäste können solche Mottos auch abschreckend wirken.

Bringe deine Gäste in Partystimmung, indem du sie gleich mit einem Begrüßungsdrink empfängst. Überlege dir gute Cocktails, die zu deinem Thema passen.

Nach dem Essen kann der DJ loslegen und die Party hoffentlich so richtig starten lassen. Am Besten ist es, du berätst dich mit dem DJ vorab was die Musikrichtung angeht,. gehe auf Nummer sicher und frage den DJ vorher, welche technischen Vorraussetzungen bei der Location gegeben sein müssen – idealerweise bespricht er das gleich mit den Verantwortlichen der Location.

Weihnachtsfeier Tipp 5) Kümmere dich um die Details

xmas photo 003Schicke eine offizielle Einladung an deine Gäste. Frage nach speziellen Anforderungen an das Catering (vegan, vegetarisch, kosher etc.).

Sind die Gäste erstmal bestätigt, geht es an die Sitzplangestaltung. Überlege dir gut, wen du wohin setzt und ob es nicht sinnvoll wäre, die Platzordnung im Laufe des Abends zu lockern.

Erstelle eine Reiseroute für deine Gäste, in der du erklärst, wie sie zu deiner Weihnachtsfeier kommen und welche Möglichkeiten sich rund um die Location bieten sowie eine Übersicht über das Programm vor Ort inklusive Uhrzeiten. Schicke diese Informationen auch an die Locationbetreiber und eventuelle weitere wichtige Teilnehmer, wie den DJ oder das Catering.

Wenn du alle diese Schritte befolgst, sollte deine Weihnachtsfeier nach Plan verlaufen und du kannst dich entspannt zurücklehnen und den Abend in vollen Zügen zu genießen.

Ein letzter kleiner Weihnachtsfeier Tipp: Besorge einen professionellen Fotografen, der die tollsten Momente festhält. Dann haben die Partygäste ein Andenken und können sich an die tollen Momente in Erinnerung rufen, die sie sonst vielleicht vergessen hätten….

 

 

 

 

5 1 1 1 1 1 Rating 5.00 (145 Votes)
in Blog
5 Weihnachtsfeier Tipps für das perfekte Fest - 5.0 out of 5 based on 145 reviews